협업 트렌드

간단하게 시도할 수 있는 3가지 협업 전략

Huwid

Sep 30, 2023 • 7 min read

요즘 업무 환경에서 협업 툴이나 ERP 등은 직장인이 업무를 하는 데 있어 대부분의 시간 동안 활용하는 서비스로 자리 잡았는데요. 코로나로 인해 세계적으로는 꼭 사무실에 출근하지 않아도 업무를 진행하는데 문제가 되지 않는다 의견이 많이 나오기도 했으며 이런 일하는 방식의 변화는 '협업'이라는 개념을 더 대중화하는데 기여했습니다. 다음은 이 같은 협업을 간단하게 시도하는 데 도움이 되는 몇 가지 권장 사항입니다.

개인 메신저와 개별 파일 공유에서 벗어나기

개인 메신저를 활용해 업무를 공유하고, 대화하는 것부터 멈춰야 더 효과적으로 업무를 할 수 있습니다. 개인 메신저는 개개인이 지인들과 사적인 내용을 공유하고 업무 외적인 내용을 공유하는데 목적이 있어야 해요. 이런 공간에서도 업무 내용을 공유하게 된다면 업무와 사생활의 경계가 없어져 일상에서의 사소한 스트레스가 생기기 마련입니다.

요즘은 대부분의 회사에서 이 같은 문제점을 인지하고 사내 메신저, ERP 등을 통해 대체하고는 있으나 아직까지도 개인 메신저를 통해업무를 공유하는 곳이 많이 있어 이 부분이 자리 잡지 못했다면 먼저 개선해볼 수 있겠습니다.

또한, 개별적인 파일의 메일 공유를 벗어나 드라이브 링크 등을 통한 공유가 활성화되어야 합니다. 파일 공유를 할 때에는 수정과 공유가 원활하지 못하지만 파일이 있는 드라이브의 링크를 공유할 때에는 누가 수정해도 구성원 모두가 확인할 수 있기 때문입니다.

꼭 사무실에서만 일할 수 있다는 고정관념에서 벗어나기

디지털 노마드 시대입니다. 노트북만 있으면 어디서든 사무실 업무를 대체할 수 있는 업무환경을 만들어가고 있고 세계적으로는 이미 메타버스라고 하는 개념이 대중화되어 '가상의 캐릭터를 통한 업무와 회의 참여' 등이 활성화되는 시점입니다.

업무 환경이 이렇게 디지털화돼가는 데에도 기존의 업무방식에 갇혀 있다면 효과적인 협업을 할 수 어요.구성원이 어디에 있는 업무가 문제없이 진행될 수 있게 프로그램 체계를 구축하고 꼭 사무실에 8시간을 앉아 있으면서 업무를 하지 않아도 업무 효율은 낮아지지 않는다라는 생각을 가지고 협업에 임해야 합니다. 그렇지 않다면 협업 툴을 사용하거나, 협업과 관련된 어떤 것을 시도하더라도 성공적으로 완료되지 못할 것입니다.

무료로 사용되는 협업 서비스를 활용하기

마이크로소프트, 구글 마이크로소프트와 구글이 제공하는 방대한 서비스들은 업무를 진행하면서 전부 활용하기 어려울 수 있습니다.전부 활용하지 않아도 됩니다. 꼭 필요한 무료 서비스들로도 작은 규모의 그룹에서는 협업에 문제가 되지 않습니다. 구글 제일 대중적인 것은 아무래도 구글 닥스 문서 툴과 구글 드라이브 등을 활용하여 작업하는 것입니다. 이미 대중적으로 많이 알려져 있어 대부분의 버그리포트 또한 반영되어 있어요.

구글 닥스를 활용할 때 치명적인 단점은 오피스 문서와의 호환이 그리 좋지 않은데요. 대부분의 회사에서는 마이크로소프트 워드, 엑셀 등의 앱을 사용하는데 구글 닥스가 제공하는 스프레드시트, 문서 파일에서는 100% 호환이 되지 않기 때문에 업무 내용을 자유롭게 내려받고, 업로드하는 등의 과정이 번거로울 수 있습니다. 마이크로소프트 365 마이크로소프트365 는 기존 데스크톱으로 사용하는 엑셀, 워드, 파워포인트 등의 프로그램을 웹 형태로 사용할 수 있는 서비스입니다.

이 웹 형태의 서비스는 파일을 주고받지 않더라도 링크를 통해 상호 주고받으며 파일을 확인할 수 있습니다. 파일 형태로 주고받지 않기에 협업을 통해 중간중간 내용을 업데이트하고 실시간으로 확인하더라도 문제 되지 않을 수 있습니다. 이는 구글 닥스 문서 체계의 단점을 가장 잘 보완해 주는 해결책이지만 365 앱을 통한 업무 진행은 구글 닥스 문서 활용 보다 오류가 더 잦을 수 있습니다. (문서 글자 씹힘 등의 사소한 오류 등이 발생)

마지막으로 중요한 것협업은 상호 간의 공유가 핵심이 되어야 한다는 것을 꼭 기억하세요. 모든 프로그램이 업무 진행을 위해 체계적으로 구성되어 있더라도 디지털로 변화되고 있는 시대에 반영되지 못하는 체계라면 이는 비효율적 일 수밖에 없습니다. 대표님의 경우 협업을 시도하고 낯선 환경에 구성원이 당황하더라도 슬퍼하지 말아야 합니다.

효과적으로 일하는 방식에 있어 과거 구두 보고 와 서면 보고 등의 작업보다는 간단하게 기록하고 공유하는 요즘 시대의 업무 방식이 새로운 방법 일 수 있습니다. 인내심을 가지고 구성원들을 지켜봐 주세요.

Written by @Hannah, Brand Marketer

Hannah는 브랜드 마케터이자 SaaS 칼럼니스트 입니다.
스토리텔링 및 전환을 위한 콘텐츠를 통해 잠재고객과 기업이 관심을 갖는 문제에 대해 통찰력 있게 알아봅니다.
항상 쉬운 문장으로 내용을 전달하는 것에 중점을 둡니다.