전자결재/협업툴 도입을 고민 할 때 알아두면 좋을 세가지

전자결재 도입 지금 고민하고 있다면 

전자결재 도입을 고민하고 있다면 가장 먼저 고민하게 되는건 어떤게 있을까요? 대부분 기능적 측면을 먼저 살펴보게 됩니다. 우리 회사와 이 시스템이 얼마나 조화가 잘 될지에 대한 부분인데요.기능적 측면을 만족하고 나면 가격이 합리적인지 아닌지를 고민하게 되고, 기능이 마음에 든다면 예산보다 조금 초과 되는 경우라도 해당 시스템을 사용하게 됩니다. 그럼 그룹웨어 도입을 고민할 때 어떤 점을 알아두면 더 효율적인 시스템을 선정하는데 도움이 될까요? 

만족스러운 시스템 도입을 하면 이렇게 업무가 즐겁습니다. © StartupStockPhotos, 출처 Pixabay

첫째, 외부 시스템과 호환이 잘 되는지 

기존 회사의 시스템들과 잘 맞는지에 대한 부분보다 상위의 개념인 모든 외부 시스템들과 호환이 잘 되는지를 알아야합니다. 예를 들어, 전자결재 시스템을 도입했는데 메신저 기능이 별도로 없어서 메신저를 따로 써야 하는 등의 경우가 생길 수 있습니다. 외부 메일 접근 또한 복잡한 구성으로 되어 있을 수 있으니 해당 부분을 꼭 숙지하고 있어야 합니다. 

둘째, 전자결재/인사 관리등 의 부분이 한눈에 들어오는지 

전자결재 시스템이니 제일 많이 사용하게 되는건 문서 결재 파트 겠죠? 전사가 올리는 결재 파일이 전부 시스템에서 관리 되기 때문인데요. 해당 부분이 접근이 쉬운지 그리고 결재 이후 관리가 쉬운지, 전자결재 문서내 이전 결재문서가 첨부되는지 등등 실무자의 입장에서 업무가 진행될 때 꼬이는 부분이 없는지 이 부분을 알아두면 좋습니다. 

셋째, 가격이 합리적인지

도입 비용이 너무 비싼 경우 시스템이 마음에 들더라도 결재를 올리기 망설여질 수 있습니다. 그렇기 때문에 도입 비용 만큼의 기능을 하는지에 대해 알아봐야 합니다. 막상 도입 이후 폐쇄적인 구조로 지원을 안해주는 부분도 존재하기 때문인데요. 1인당, 50인당, 100인당 유저 수로 계산되어 판매되는 전자결재 시스템의 도입비용 및 고정비가 어느정도인지를 파악하고 시스템 대비 저렴한 가격의 시스템을 채택한다면 고정비를 줄이는데 많은 기여를 하게 됩니다. 

© austindistel, 출처 Unsplash

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