그룹웨어 라인드로 직원들의 단순 업무 요청을 처리하는 가장 좋은 방법

'원천징수 영수증 좀 발급해주세요', '재직증명서 발급해주세요', '사무용품 이게 떨어졌어요.' 등등 관리부, 경리팀에서 일하고 있다면 공감되는 사실 하나 직원들의 이런 요청들을 하나 하나 받고 기억해두는게 꽤나 번거롭다는 사실!그렇다면 일을 하며 사소한 요청사항들을 유선이나 메시지로 받는 것이 아니라 이것도 다 결재로 받는다면? -> 이것도 사실 꽤 번거로워 집니다.

 모든 건들을 하나씩 다 문서화 하게 되버리면 그 과정을 귀찮아 한 나머지 구성원들이 협조해주지 않을 수도 있거든요! 그럼 기존의 결재 문서 절차를 탈피한, 바로 바로 신청하여 담당자가 메일로 내역을 확인하고, 진행상황 또한 신청자가 바로 확인할 수 있다면? 이런 과정이라면 업무 요청 사항들을 매번 메모 하는 것도 그만해도 되지 않을까 해요. 

전자결재 안에서 업무 요청 건들을 해결하다 직장생활을 하며 가벼운 업무 요청 건들의 경우 유선을 통해서, 메신저를 통해서 진행하는 경우가 많습니다. 특히, 이 중에서도 국공기관 제출 자료 및 증빙 서류의 경우는 관리/경리팀으로 신청하게 되는데요. 담당자들은 매번 건건히 처리 건들을 확인하고 그때 그때 처리해야한다는 단점이 존재합니다. 

이런 업무적 불편함을 개선하기 위해 라인드에서는 별도의 '업무요청' 메뉴를 두어 해당 메뉴 안에서 전자결재와 별개의 양식과 결재선으로 업무 요청이 가능하도록 했어요.이제 서류 발급해달라 담당자님에게 몇 번씩 전화하는 일도, 잊어버릴까 노심초사 하여 그때 그때 처리하느라 주요업무 처리가 뒤쳐지는 일도 라인드를 사용하면 달라지게 됩니다. 

신청 내역이 히스토리에도 남아 신청자, 담당자 모두 언제, 어떤 걸 요청했는지 알 수 있어 업무 커뮤니케이션이 조금 더 원할해질 수 있게 됩니다. 진행 상황을 실시간 업데이트 신청자에게 별도 공유하지 않아도 바로 알 수 있어요업무 요청을 신청 하는 직원은 '증명서 발급 신청', '업무요청' 메뉴를 통해 관리팀, 경리부 담당자에게 전화를 통해 요청하거나 하지 않아도 됩니다. 

이렇게 그룹웨어 안에서 진행하기 때문에 히스토리로도 남을 수 있고 신청 후 일정기간이 지날 때 까지 결과를 알 수 없다면 담당 부서에 생색낼 수도 있어요! 라인드를 통해 증명서 발급 및 업무 요청 신청을 받은 담당자는 시스템에서 처리 현황을 실시간으로 업데이트 할 수 있습니다. 진행중인 경우 진행 중, 발급 완료인 경우 발급 완료로 상태를 변경해 신청자도 실시간으로 나의 업무 요청 현황의 진행상황을 확인할 수 있습니다.

© myleon, 출처 Unsplash

경리부, 관리팀도 중요 업무가 있으니 닥달하지 말도록 해요관리부에 위 같은 사소한 업무 요청을 하는 경우 대부분은 아니지만 가끔 이런 경우가 생깁니다. '중요한 일도 없으시면서 빨리 좀 처리 해줘요. 그냥 바로 발급해주면 되잖아' 실무자들에은 신청서 발급 업무를 하다보면 이런 말 들을 경우가 꼭 생겨요. '중요한 일' 이라는 게 어떤걸까요? 사실, 관리부 에서 신청한 직원이 필요한 문서를 발급해주지 않으면 신청하신 분에게는 중요하지만, 발급 하는 직원에게는 크게 중요하지 않습니다. 본인에게 필요한 문서가 아니니까요. 

이렇게 되면 발급문서 신청 하는 일을 더 중요하게 생각하는 건 '발급자' 가 아니라 '신청자' 가 되어요. 위 같은 말들을 하는 경우가 관리부/경리팀은 흔히 단순한 일들, 정산 업무 등을 위주로 하기 때문에 이런 것들은 빨리 빨리 좀 처리할 수 있지 않냐 라는 의미를 내포 하고 있는데 관리부가 소모품 발급을 해주지 않거나, 경리팀에서 정산업무를 하지 않는다면 월별로 쌓여가는 회사의 행정업무와 관련된 숫자 변화를 볼 수 없어요. 

관리부/경리팀도 다른 여느 부서 만큼 회사에 중요한 업무들을 소화하고 있다는 점을 꼭 기억하세요! 바로 발급 업무를 하고 싶지만 그렇게 되면 업무 우선순위가 밀려나게 되어 업무에 지장이 생길 수도 있거든요. 라인드를 통해 신청서 발급 요청을 하시고 기다리시면 빠른 날짜에 문서를 받으실 수 있을거에요!