프로젝트 관리 협업툴 vs 그룹웨어: 우리 회사에 맞는 건 무엇일까?

회사 규모가 조금만 커져도 이런 고민을 하게 됩니다. “우리도 이제 그룹웨어를 써야 하지 않을까?” 프로젝트 일정이 늘어나고, 담당자가 늘어나면 일의 흐름을 잡아주는 도구가 필요하니까요.

그런데 막상 도입을 고민해 보면, 협업툴만으로는 뭔가 부족하다는 걸 알게 됩니다. 이 글에서는 협업툴과 그룹웨어의 차이를 짚어보고, 어떤 선택이 우리 회사에 현실적인 해법이 될지 이야기해 보겠습니다.

협업툴의 장점과 분명한 한계

트렐로, 아사나, 노션 같은 협업툴은 프로젝트 단위로 업무를 관리하는 데 강합니다.
업무를 카드로 쪼개고, 진행 상태를 시각화하고, 알림을 주고받으며 프로젝트를 굴릴 수 있죠.

문제는 업무만 본다는 것입니다. 협업툴 안에서는 휴가 신청도 안 되고, 출퇴근 기록도 남지 않습니다. 보고서 결재는 아예 불가능합니다. 회사가 돌아가는 데 필요한 근태, 결재, 사내 공지, 행정 처리 같은 부분은 전혀 챙겨주지 못하는 거죠.

그래서 협업툴을 쓰면서도 결국 다른 툴을 또 붙입니다. 전자결재 시스템 따로, 근태 관리 따로, 공지 게시판 따로… 이러다 보면 회사는 툴만 늘어나고 직원들은 여기저기 오가느라 더 피곤해집니다.

툴이 늘어나면 비용은 눈덩이처럼 불어난다

겉으로 보면 협업툴 비용이 부담 없어 보일 수 있습니다. 그런데 드라이브 요금, 캘린더, 전자결재, 근태 관리, 게시판 솔루션… 다 따로 계산해 보세요. 인원이 늘어날수록 중복 비용이 쌓입니다.

이미 마이크로소프트365나 구글워크스페이스를 쓰고 있는 회사라면 이중 지출은 더 심각합니다. 메일, 드라이브, 캘린더는 거기에 다 포함되어 있는데, 협업툴 안에서도 비슷한 기능을 또 결제하는 셈이거든요.

라인드 그룹웨어가 다른 이유

여기서 라인드 그룹웨어가 등장합니다. 우선 그룹웨어는 프로젝트 관리만 하는 게 아니라, 업무와 행정의 흐름을 함께 묶어주는 시스템이에요.

라인드 그룹웨어를 보면 이런 기능들이 있습니다:

• 전자결재: 보고서 작성부터 승인까지 한 번에. 결재 지연 시 알림 자동 발송
• 근태/휴가 관리: 출퇴근 기록, 휴가 신청, 근무시간 관리까지 내장
• 공지·게시판: 부서별 공지, 사내 소통, 파일 공유를 한 화면에서
• 프로젝트 협업: 업무·일정·문서 진행상황을 한눈에 확인
• M365·GWS 연동: 이미 쓰고 있는 계정 그대로 로그인, 드라이브와 캘린더 자료를 바로 불러와 활용

즉, 협업툴이 놓치던 근태·결재·공지 같은 행정 기능까지 포함하면서, 중복 비용 없이 이미 쓰고 있는 툴과 연결해줍니다.

비교해 보면 답은 명확합니다

협업툴만 쓰는 경우

• 프로젝트는 관리되지만, 근태·결재·공지 따로 챙겨야 함
• 툴마다 비용·계정·권한 관리 따로
• 데이터가 여기저기 흩어져 흐름 파악 어려움

그룹웨어를 쓰는 경우

• 프로젝트와 행정이 한 화면에서 연결
• 이미 쓰던 M365·GWS 계정 연동 → 불필요한 중복 비용 없음
• 직원들은 로그인 하나로 모든 기능 사용
• 회사 전체가 하나의 흐름으로 움직임

결국 선택의 문제

작은 팀이라면 협업툴만으로도 괜찮을 수 있습니다. 하지만 직원이 늘어나고, 결재·근태·공지 같은 행정이 쌓이면 협업툴만으로는 한계가 분명해집니다.

툴을 늘려서 비용과 혼란을 감수할 것인가, 아니면 이미 쓰고 있는 M365·GWS에 그룹웨어 하나만 붙여서 모든 걸 연결 하실 건가요?

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