구글워크스페이스(GWS)는 이미 많은 회사의 기본 업무 환경으로 자리 잡았습니다. 메일은 Gmail, 파일은 드라이브, 일정은 캘린더, 회의는 Meet. '이 정도면 충분하지 않을까?' 싶지만, 시간이 지날수록 불편한 점이 드러납니다.
보고가 지연되거나 결재가 제때 이루어지지 않고, 휴가 신청은 여전히 엑셀에 남습니다. 결국 이런 흐름이 조직의 발목을 잡기 시작합니다.
그래서 기업들은 GWS와 연동되는 그룹웨어를 고민하게 됩니다. 그러나 도입을 서두르기 전에 반드시 확인해야 할 부분들이 있습니다. 이 체크리스트들을 그냥 넘기게 되면, 비용은 늘고 업무는 그대로라는 최악의 상황을 피하기 어렵습니다.
1. 우리 회사가 겪는 불편은 무엇인가?
협업 툴은 문제를 정확히 짚어낼 때 의미가 있습니다. 그저 '다른 회사도 쓰니까'라는 이유로 그룹웨어를 들이면, 오히려 관리할 툴의 개수만 늘어납니다. 지금 겪는 가장 큰 불편이 보고의 지연인지, 결재의 복잡성인지, 아니면 휴가 관리인지부터 명확히 해야 합니다.
2. GWS와 중복되지 않는 기능인가?
많은 그룹웨어가 일정, 파일 저장소, 메신저 기능을 다시 제공합니다. 하지만 이건 이미 GWS에 있는 것들입니다. 겹치는 기능에 또 비용을 내는 건 합리적이지 않습니다. 그룹웨어는 GWS가 채우지 못한 영역, 즉 결재·근태·공지 같은 행정의 빈칸을 메워주는 도구여야 합니다.
3. 결재 흐름이 단순해질 수 있는가?
메일로 보고서를 보내고, 결재자가 확인하지 않으면 메신저로 재촉하고, 때로는 출력해서 서명을 받기도 합니다. 직원 수가 적어도 이런 문제는 반복됩니다.
그룹웨어가 보고서 등록부터 승인까지 자동으로 연결하고, 결재 지연 시 알림을 주며, 모바일에서도 승인할 수 있도록 지원하는지 반드시 확인해야 합니다.
4. 근태와 휴가 관리가 자동화되는가?
작은 조직이라고 해서 근태 관리가 필요 없는 건 아닙니다. 오히려 인력이 적기 때문에 누락이 더 큰 문제로 이어집니다.
출퇴근 기록, 휴가 신청, 승인 절차가 자동으로 이어지는 시스템이 없다면 결국 담당자가 수작업으로 데이터를 옮겨야 합니다. 업무 효율을 기대하며 도입한 그룹웨어가 새로운 반복 업무를 만들지 않도록 확인해야 합니다.
5. 사내 소통이 기록으로 남는가?
중요한 공지는 메신저로만 흘려보내선 안 됩니다. 읽지 않은 사람이 있으면 정보는 금세 누락되고, 기억은 왜곡됩니다.
그룹웨어 안에 게시판과 공지 기능이 있고, 문서와 자료를 체계적으로 보관하며, 읽음 여부까지 확인할 수 있어야 합니다. 조직의 공식 소통은 흔적이 남아야 합니다.
6. 연동은 얼마나 자연스러운가?
GWS와 연동한다는 말은 ‘자료를 가져올 수 있다’는 뜻이 아닙니다. 직원이 기존 구글 계정으로 로그인하고, 드라이브와 캘린더를 그룹웨어 안에서 바로 사용할 수 있어야 합니다.
계정을 하나 더 만들어야 한다면, 직원은 두 번 로그인해야 하고 관리자는 권한을 이중으로 관리해야 합니다. 연동이 자연스럽지 않다면, 그룹웨어는 곧 부담이 됩니다.
7. 비용은 중복되지 않는가?
많은 기업이 그룹웨어를 도입했다가 가장 먼저 마주하는 문제는 비용입니다. 협업툴, 전자결재, 근태 관리 툴, 드라이브, 캘린더…
모두 따로 구독하면 월 단위 비용이 눈덩이처럼 불어납니다. 그룹웨어가 GWS와 함께 쓸 때 비용을 절감하는 구조인지, 아니면 새로운 비용 덩어리를 하나 더 얹는 구조인지 꼼꼼히 따져야 합니다.
