마이크로소프트 팀즈(Teams) 실무에서 200% 활용하는 방법

혹시 팀즈를 채팅용 메신저로만 사용하고 있나요? 

업무용 메신저의 대표중 하나인 팀즈는 마이크로소프트에서 제공하는 업무협업툴 입니다. 그룹웨어의 기능을 하기엔 부족한 점이 있지만 업무 협업과 채팅 메신저로는 충분한 기능을 제공하고 있죠. 하지만 많은 기업에서는 팀즈를 아직 '업무용 메신저' 로만 사용하는 경우가 많이 있습니다. 업무 대화만 팀즈로, 그 외 기능은 별도 서비스 프로그램을 이용하며 대화는 팀즈, 업무 할당은 다른 서비스, 일정 관리도 다른 서비스 이런 식으로 말이죠. 

왜 여기는 팀즈로 대화만 하는거야.. 다른 업무들도 편하게 할 수 있는데.. © CoolPubilcDomains, 출처 OGQ

이런식의 업무 방향에 적응이 되어 있다면 크게 불편함 없이 사용할 수는 있지만 그래도 아쉬움이 남습니다. '아.. 왔다 갔다 하지말고 그냥 프로그램 하나에서 업무 관련 내용이 다 해결되었음 좋겠다' 하는거죠.팀즈에는 메신저 외에도 다양한 기능들로 업무 협업 서포트가 가능합니다. 다양한 기능들 중 실무에서 활용 시 100% 편리해지는 부분에 대해 알아두시면 좋습니다.

팀즈 내에서 조직원 업무 할당 진행 상황을 확인하는, 플래너

팀즈에서 사용 가능한 수많은 앱(APP) 중 실무에서 유용하게 활용 되는 플래너가 있습니다. 플래너에서는 담당자 지정을 통해 업무를 할당하고, 업무 진행 절차를 기록으로 남겨둘 수 있습니다. 이 플래너에서 가장 유용한 기능은, 팀즈와 아웃룩, m365 오피스 내에 활용되는 곳에서 링크 공유를 통해 플래너 앱 바로이동이 가능하다는 점입니다. 

같은 조직원일 경우 링크 공유를 통해 아웃룩을 통한 메일 공유 시 바로 이동이 가능하며, 업무 진행 절차를 별도에 공지 없이 여러명이 동시에 확인 할 수 있습니다.

- 게시물 업로드 시 아래 서식 클릭 후 링크 삽입을 통해 팀즈 내 작업물 들에 대한 바로가기 링크 공유가 가능

- 새 대화 시작 시 아래 글쓰기 확장 란 'A' 를 클릭 후 더보기(...) 를 통해 링크 삽입 가능

- 플래너 화면 예시 작업 추가를 통해 업무를 할당할 수 있다

- 할당을 통해 담당자 지정을, 진행 우선순위 및 기한 등을 설정할 수 있으며 더보기란을 통해 작업링크 복사가 가능하다

- 플래너 작업 할당 후 작업링크 복사 기능은 같은 오피스 서비스를 이용하는 사람들 간의 업무 공유를 편리하게 함

라이브러리, 채널 구분으로 프로젝트 관리를 더욱 효율적으로 

일전에 설명 드린 쉐어포인트의 라이브러리 기능이 팀즈에도 있습니다. 이 두 부분은 연동하여 사용도 가능한데 이 내용은 이후 '위드가이드' 에서 확인해주세요.팀 채널(라이브러리) 생성을 통해 팀별로 구분하고, 팀 채널 하위에 프로젝트 단위의 세부 그룹을 생성할 수 있습니다. 이렇듯 그룹 분리를 통해 구성원들은 자신의 업무영역에 맞는 업무들을 집중적으로 확인할 수 있습니다.

- 내 팀에서는 라이브러리 내 채널 구분을 통해 업무 성격에 따라 구분

- 아웃룩과 연동하여 사용할 수 있는 팀즈 캘린더 

단촐해 보이지만 기능은 다 하는 팀즈 캘린더

팀즈에서 표시되는 이 일정은 아웃룩을 통해 일정연동이 가능합니다. 팀즈, 쉐어포인트에서 생성된 채널들 내에서 일정을 생성할 경우 팀즈에도 자동으로 표시되기 때문인데요. (단, 팀즈 자체 등록 일정은 아웃룩에 표시되지 않을 수 있습니다.) 일정 등록 프로세스를 아웃룩 내 업무 채널에 등록하는 프로세스로 자리잡게 된다면 해당 채널에 있는 관계자들의 아웃룩, 팀즈에서도 일정이 표시되니 참고해주세요. 

팀즈가 마이크로소프트 서비스이다 보니 아웃룩과 기타 앱들간의 연동은 비교적 자유롭게 되는 편입니다. (업무특성 상 마이크로소프트 서비스를 자주 사용하게 되기 때문에 이같은 서비스는 업무 진행에 생산성을 높여줍니다.

- 구성원간 대화 시 GIF를 통해 더욱 생동감 있는 대화를

구성원 간 채팅 메시지를 통한 업무 대화시 GIF 기능을 통해 생동감 있는 대화가 가능합니다. 상황에 맞는 표현을 영어로 검색 후 표시되는 무료 GIF들을 확인해보세요. 더욱 재밌고, 생동감 있는 대화로 구성원간 친밀함이 더욱 올라갑니다. 

- 팀즈가 있다면 화상채팅도 가능합니다.

코로나로 인해 불거진 비대면 시대에 필수인 화상채팅 기능은 팀즈에서도 물론 사용할 수 있습니다. 구성원간 화상채팅, 그룹 생성을 통한 그룹 화상 채팅을 팀즈에서 진행해 보세요. PC가 없다면 모바일을 통해 접속할 수 있습니다. 물론 무료통화 기능또한 제공합니다. 

팀즈와 함께 업무를 더 편하게, 협업을 위한 그룹웨어 '라인드' 

이렇듯 회사에서 유용하게 쓸 수 있고 다양한 앱들이 활용되는 팀즈에서는 활용하기 어려운 것이 있습니다. 바로 그룹웨어 기능인데요. 업무 문서 작성, 공유, 클라우드 등의 다양한 기능 사용이 가능하지만 직원 관리를 위한 인사관리, 문서 결재를 위한 전자결재 시스템을 활용기에는는 어려운 구조입니다. 

팀즈와 함께 전자결재, 그룹웨어 기능을 같이 쓰고 싶다면 협업을 위한 그룹웨어 '라인드' 를 이용해보세요.팀즈 메신저를 통해 메시지를 통한 간단 업무 대화를, 오피스 프로그램들로 업무 작업을 진행하고 해당 서비스들과 연동되는 라인드를 통해 전자결재, 인사관리를 진행하여 완벽한 업무 체계를 구축할 수 있습니다.