우리 회사에 맞는 업무 협업툴 도입 전 확인하면 좋은 것

협업툴 다들 고민해보셨죠?
요즘은 거의 필수라고 할 수 있는 협업툴은 이미 상용화 된지 오래입니다. 하지만 협업 툴은 툴로서의 기능만 하고 기타 상세 기능들을 제공하지 못한다는 단점이 있기도 해요. 예를 들어, 조직도 관리나 그룹웨어 같은 ERP의 근본적인 내용들을 다루기에는 보안이나 기타 등등의 사유로 사용되지 않는 경우가 대부분입니다. 

많은 기업이 쓰는 툴이라고 우리 기업에도 핏이 맞는 건 아니에요
 
그럼 많은 기업들이 사용하고 있고 이미 고객 수가 많이 있는 서비스를 쓰면은 바로 우리 회사와 맞는 서비스를 쓰게 될까요?물론, 운이 잘 맞아 그렇게 바로 선택한 서비스가 적용 되어 사용될 수도 있지만 많은 경우에서는 불편한 점이 발생하고 처음부터 핏이 맞는 서비스를 쓰기는 어렵기 마련입니다. 많은 기업이 쓰고 있지 않더라도 우리 회사의 환경과 정확하게 맞아 떨어지는 서비스를 찾아가는게 장기적으로 봤을 때 회사 구성원들의 업무 생산성을 위해 도움이 되겠죠.

항상 열심히 일하는 직장인들 .. 우리 모두 화이팅 © israelandrxde, 출처 Unsplash

기능이 많은 툴 vs 기능이 적은 툴 

그렇다면 그런 툴은 어떻게 찾을 수 있을까요? 먼저 회사 조직원의 규모나 부서 직군 등의 규모 파악 및 의사결정권자가 단순한 서비스를 좋아하느냐 또는 약간 복잡한 서비스를 선호하느냐 등의 많은 요소들이 고려되어야 하긴 하는데요. 

기능이 많다고 해서 무조건 복잡한 서비스는 아니며, 기능이 적다고 해서 또 무조건 단순한 서비스는 아닙니다.기능이 많아도 외부 앱 과의 연동을 자유롭게 붙일 수 있는 서비스라면 사용자 입장에서 앱을 선택하여 사용하기 때문에 단순한 서비스로 받아들여질 수 있겠죠. 대표적으로 마이크로소프트365 서비스가 그렇습니다

또한, 기능이 적어도 기능 한 가지에서 다양한 일들을 처리할 수 있다면 이건 기능이 적지만 복잡한 서비스가 됩니다. 이런 여러 요소들을 고려하여 서비스 사용을 결정하게 되는데 이 과정에서 우리 회사에는 포기할 수 없는 이 기준은 지켜야한다 라는 구성원 합의 안에 기준점이 나와야 합니다. (그래야 추후 혼선이 많이 없을 것 입니다.) 

우리 회사는 이런게 맞겠다 라는 기준을 꼭 알아야 한다 

라인드 콘텐츠에서 예시를 위해 여러번 예를 들고 있는 라인 팀장이 다니는 회사는 B2B 솔루션을 제공하는 IT 업계 회사인데요. IT 업종의 경우 특이상 비개발 직군 VS 개발 직군으로 나뉘어지게 되죠. 아무래도 개발 직군의 사람들의 비율이 크기 때문에 개발자들이 편리하게 사용할 수 있는 툴을 사용하는 것이 좋습니다. 

예를 들어, 지라 또는 트렐로가 있겠네요. 그렇지만 지라 또는 트렐로는 업무 흐름을 파악하기 위한 툴로서 업무 플로우 파악 외에 다른업무에는 사용할 수 없다는 단점이 있습니다. 라인 팀장은 이 부분에 대한 직원들의 니즈를 정확하게 파악하여 다른 업무들 (업무 플로우 파악 외 기타 행정적인 업무)이 하나의 툴로 사용될 수 있도록 했습니다. (잠깐! 여기서 라인 팀장이 선택한 툴은 무엇일까요?) 이렇게 툴을 공식화 해두게 되면은 부서 내 혼선도 줄어들게 됩니다. 공식적인 업무 툴을 기준점으로 정해놓지 않으면 부서간 협업에 트러블이 발생할 수 있어요. 

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Written by @Hannah, Brand Marketer

Hannah는 브랜드 마케터이자 SaaS 칼럼니스트 입니다.
스토리텔링 및 전환을 위한 콘텐츠를 통해 잠재고객과 기업이 관심을 갖는 문제에 대해 통찰력 있게 알아봅니다.
항상 쉬운 문장으로 내용을 전달하는 것에 중점을 둡니다.