라인드를 사용하여 업무시간을 절약하는 방법

사무직군의 경우 회사에서 가장 많은 시간을 쓰는 업무는 어떤게 있을까요? 바로 문서 작업 이지 않을까 싶어요. 종종 ' 아 오늘도 보고서 쓰다가 시간 다 갔어', '일 다운 일은 하지도 못했네' 라는 말을 하며 퇴근하는 분들을 보신 적 한 번 쯤은 있지 않으세요? 오늘은 그래서 그룹웨어 라인드를 쓰면서 이런 문서작업에 투여되는 업무 시간을 줄일 수 있는 방법에 대해 여러분과 함께 공유하려고 해요. 이 방법을 쓰면서 저희 팀은 문서작업 시 소요되는 시간을 기존보다 1/3 가량 줄일 수 있었답니다. 

문서 발행에 대해 사전에 협의된 규칙 정하기 먼저 부서 내지 팀에서 사용하는 공통된 작업 프로세스를 결정해야 합니다. 이렇게 하면 2차, 3차 수정 요청의 비율이 60% 이상 감소하게 되요.예를 들어, 엑셀을 통해 보고서를 작성할 것인지, 워드를 통해 작성할 것인지, 글자의 자간 행간 및 문서 발행에 대한 표준화된 양식을 만드는 거에요. 여러 매체를 통해서 통일되지 않은 양식으로 문서 작업을 진행하게 되면 팀원들과 공유하는 과정에서 수정 작업에 더 많은 시간을 쓰게 됩니다. 

약간의 자율성이 보장되는 외부용 PPT 가 아니라면 꼭 내부에서 전 직원이 사전에 OK 한 구성과 양식을 먼저 정하는 과정을 거쳐보세요.목적에 따라 문서를 작성하는 매체 결정하기 사전에 협의된 규칙을 정하셨나요? 아니면 어떻게 정해야할 지 아직 감이 안오실 수도 있어요. 그렇다면 목적에 따라 문서를 작성하는 매체를 결정하는 과정을 먼저 시작할 수 있어요. 

숫자가 많이 들어가는 보고서라면 엑셀로, 행사의 종료 경과에 따라 요약 보고서를 작성한다면 워드를 등. 사전에 조직내에서 협의된 문서 작성 매체를 정해두고 이에 맞추어 문서 작업을 한다면 수정에 필요한 시간을 60% 이상 줄일 수 있을거에요.

ㅎㅎ 이 많은 문서들 언제 다 작업할까요?© krystagrusseck, 출처 Unsplash

새로운 절차와 문서 작성 매체를 통합하여 사용하는 방법 이제 새로운 문서 작성 절차와 매체를 규정하는 사전 협의를 마치셨나요? 그 과정을 거치셨다면 한 가지 더 추천하고 싶은게 있어요. 

- 문서 작성 시 공동 작업을 통해 한 번에 확인할 수 있게 
- 공동 작업 된 문서를 바로 결재를 통해 보고 할 수 있게 

할 수 있는 업무 서비스가 있다는 것 알고 계신가요? MS365 와의 호환을 지원하는 그룹웨어 라인드를 통해서는 공동 작업된 문서로 바로 결재를 올리고, 전 구성원이 결재 문서 내에서 바로 실시간 작업 문서 들을 확인할 수 있기 때문에, 문서 작성 절차를 정하고 작성 매체를 통합하기 쉬워요. 

MS365 를 통한 문서 작성 -> 실시간 공유/피드백 -> 전자결재 보고 이 과정에서 여러분이 할 수 있는 것 내가 일하는데 발생하는 시간들 중 문서 작업에 소요 되는 시간이 얼마나 되는가? 를 측정하는 것 그에 따라 생각보다 많은 시간이 투여되고 있을 경우 전면적인 팀 업무 진행 프로세스를 재정비 할 필요가 있겠죠? 재정비 하는 과정에서 어떻게 해야 더 번거로운 과정들을 줄이고 직통으로 일을 할 수 있을까? 에 대한 걸 고민해보면 우리 회사에 필요한, 팀에 필요한 것들이 보이기 시작할거에요. 

마지막으로 중요한 것사실 제일 중요한 것은 '필요하지 않은 문서 작업, 보고 절차를 줄여야 한다.' 가 제일 좋겠죠? 그렇지만 피치 못할 이유로 계속 해서 보고 절차를 실행해야 하는 경우들이 있어요. (대부분의 요즘 회사들이 그렇죠.) 

구조상 보고서 작성 및 문서 작업 절차를 무조건 줄일 수 없다면 위 같은 방법을 실행해보세요. 사전에 협의 된 규칙을 정하기 까지 시간이 걸리고 번거로울 수 있지만 한번 진행하게 되면 왜 이런 절차가 필요했는지 바로 아실 수 있을거에요. 라인드랑 함께 시작해보시는 것도 좋겠네요.