10명 남짓한 소규모 회사라고 해서 보고와 결재가 단순할 거라 생각하기 쉽습니다. 하지만 실제로는 정반대입니다. 한 사람이 여러 역할을 겸하는 만큼, 문서가 어디서 막히는지 알 수 없고, 누락되거나 지연되는 경우도 빈번합니다.
실제로 IT 서비스 스타트업 A사는 직원 10명 중 3명이 기획과 영업을 겸하고 있었습니다. 문서 결재는 메일로 전달하고, 다시 메신저로 확인을 요청하는 방식이었죠. 대표가 외근이라 메일을 제때 확인하지 못하면 승인까지 평균 이틀이 걸렸습니다. 이 때문에 신규 제안서를 고객사에 제출하는 데 필요한 시간이 늘어나고, “승인이 늦어져 프로젝트 일정이 미뤄졌다”는 불만이 내부에서 반복적으로 나왔습니다.
사례 1: 보고 지연으로 기회가 날아간 경우
한 번은 마케팅 담당자가 작성한 캠페인 제안서가 메일함에 파묻혀 결재가 일주일 늦어진 적이 있었습니다. 고객사에서는 이미 다른 업체와 계약을 진행했고, 이 회사는 기회를 놓쳤습니다. 직원 수가 적다고 해도, 보고 체계가 늦으면 영업 기회는 눈앞에서 사라집니다.
사례 2: 결재가 늦어져 팀 전체가 대기 상태
B사에서는 신입사원이 작성한 견적서를 바로 결재 받아야 했는데, 부장이 출장 중이라 확인이 늦어졌습니다. 부장이 돌아올 때까지 영업팀은 고객에게 답변을 못 했고, 이틀 가까이 업무가 멈춘 상태로 있었습니다. 소규모 회사에서 하루 이틀의 지연은 곧 매출 기회 손실로 이어집니다.
사례 3: 중복 보고와 자료 찾기 소모
C사에서는 같은 보고서를 메일로 보내고, 메신저로도 다시 공유하며, 최종본을 드라이브에 올리는 방식으로 운영했습니다. 하지만 담당자가 바뀌면 어디가 최신인지 알 수 없어, 같은 내용을 다시 확인하느라 시간을 쓰곤 했습니다. 실제로 한 달 평균 4~5건의 문서에서 중복 보고가 발생했고, 직원들은 “같은 얘기를 세 번씩 반복한다”는 피로감을 호소했습니다.
그룹웨어 도입 후의 변화
이런 문제를 줄이기 위해 몇몇 회사는 마이크로소프트365 기반 그룹웨어를 도입했습니다. 기존에 사용하던 메일·드라이브·캘린더는 그대로 두고, 그 위에 보고와 결재, 근태 관리 같은 기능을 얹은 겁니다.
A사는 보고서를 올리면 자동으로 결재 라인이 연결되고, 결재가 지연되면 알림이 가도록 설정했습니다. 대표가 외근 중일 때도 모바일에서 클릭 한 번으로 승인할 수 있었고, 평균 결재 소요 시간은 이틀에서 하루 미만으로 줄었습니다.
B사는 회의 자료와 일정이 캘린더와 연동되면서, 회의 준비 시간이 절반 가까이 줄었습니다. 이전에는 회의 자료를 메일로, 일정은 캘린더로, 안건은 메신저로 나누어 관리했지만, 이제는 하나의 화면에서 관리되니 누락이 사라진 겁니다.
C사는 보고서 결재와 파일 버전을 그룹웨어 안에서 관리하면서, 중복 보고가 줄었습니다. 직원들은 “최종본이 뭔지 찾는 데 쓰던 시간이 없어졌다”는 피드백을 남겼습니다.
수치로 본 변화
결재 소요 시간: 평균 2일 → 1일 미만
중복 보고 건수: 월 4~5건 → 월 1건 이하
회의 준비 시간: 평균 1시간 → 30분 내외
승인 지연으로 인한 업무 대기: 월 3~4회 → 월 1회 이하
작은 회사라고 해서 문제의 크기가 작지 않습니다. 오히려 인력이 제한적이기 때문에, 한 번의 지연이나 실수가 전체 일정에 더 큰 파급력을 갖습니다.
조직 운영 흐름을 단순하게 만드는 선택
10명 규모의 회사가 보고·결재 시간을 반으로 줄일 수 있었던 건, 새로운 습관을 강제로 만들었기 때문이 아닙니다. 이미 쓰던 마이크로소프트365 환경 위에 그룹웨어를 붙여 흐름을 단순화했기 때문입니다.
툴이 늘어날수록 시간과 비용은 겹쳐집니다. 하지만 그룹웨어 하나로 업무와 행정을 묶어두면, 적은 인력으로도 효율적인 운영이 가능합니다.
직접 체험으로 확인해 보세요
지금도 작은 회사라서 보고·결재가 단순할 거라고 생각하시나요? 실제 사례들은 그 반대입니다. 보고와 결재가 업무의 발목을 잡고 있다면, 이제는 방식을 바꿔야 할 때입니다.
