더 똑똑한 협업을 할 수 있게 만드는 체크리스트 5

Huwid

Sep 12, 2023 • 7 min read

우리 회사 업무 자동화의 70% 이상을 차지하는 그룹웨어 또는 협업툴 동료들과 같이 업무를 진행하고결재를 통해 사장님 허락도 받고 회사 생활 중 문서 작업 대부분은 내부에서 정해진 협업툴 또는 그룹웨어를 통해 진행 됩니다.

업무메신저와 개인 메신저가 분리되는 문화가 점점 대중화 되고는 있지만 아직 까지도 많은 곳에서는 개인 메신저를 통해 업무를 진행하기도 하는데요. 이 부분은 업무/사생활 측면에서도 높은 생산성을 불러오기 어려운 부분이 있어요. 이런 부분들의 개선을 통해 더 똑똑한 협업을 할 수 있게 만드는 체크리스트 5가지를 전해드려요!

1. 업무 메신저와 개인 메신저 분리하기

업무 메신저와 개인 메신저가 분리되면 가장 좋은 것! 바로 사생활을 존중 받을 수 있는 기분(?) 을 느낄 수 있습니다. 또한, 업무 외 시간에 오는 업무 연락도 개인 메신저로 받지 않을 수 있는 장점도 있죠. 모바일로 호환 되는 사내 업무 메신저를 공용화 해서 사용한다면 업무 외 시간 알람 끄기 등의 설정을 통해 알람 받아보는 시간을 따로 설정할 수 도 있어요. 급한 경우 특정 담당자님의 연락만 받아봐야 한다면 그 분의 대한 알람만 24시간을 켜놓는 등 나의 업무환경에 맞도록 메신저 알람을 설정할 수 있습니다.이렇게 개인 생활이 업무와 분리 되는 것! 사소한 것 같지만 정신 건강에 매우 도움이 될 수 있거든요!

2. 정말~ 급한 건이 아니라면 내용을 사전 업무툴을 통해 서면으로 공유하기

사실 이 내용은 '협업 툴' 이라는 개념이 자리잡기 전에는 무조건 구두 보고를 통해 진행되는 부분이 많이 있긴 했어요. 그렇다보니 '뭐야! 갑자기 이렇게 말하면 내가 알아듣나 이대리?!' 하는 말들을 종종 들을 수도 있었죠.이런 부분들의 개선 그리고 사전에 내용을 서면 보고 함에 따라 구두로 내용 전달 시 간략하게 진행할 수 있어 상호 시간을 절약할 수 있습니다.

또한, 내용에 대해 자세한 설명을 하지 않더라도 서면으로 정리한 내용들에 담겨져 있기 때문에 '보고자' 는 구두보고를 하며 혹여 놓친 부분은 '서면으로 보고드린 팀즈 내 게시물에서 좀 더 자세하게 확인하실 수 있습니다' 라고 보고를 마무리할 수도 있어요. 이렇게 하면 이제는 '뭐야! 업무 내용을 갑자기 이렇게 말하면 나보고 어쩌라는겐가!' 하는 말을 듣는 경우가 많이 줄어들겠죠? 또한, 해당 내용이 팀 전체 공유가 되니 팀원들과 업무에 대한 피드백을 더 자유롭게 할 수 있고 소통이 쉬워지게 됩니다.

3. 이슈 공유 시 관련된 참고 사례를 URL로 링크달기업무에 대한 내용을 팀에 공유하거나 할 때 혹시 URL 연결 기능도 활용하시나요? 일 잘! 이면 다 아는 그 것! 관련된 사례나 업무내용들을 URL 로 가져와 공유하려는 이슈 내에 포함하게 되면 해당 내용을 파악하지 못한 팀원들도 링크를 통해서 내용들을 숙지하는게 쉬워집니다.

4. 사용 중인 협업툴(또는 메신저) 내 공유된 채널(또는 그룹)의 업데이트를 받아보기

내가 포함되어 있기는 해도.. 그렇게 많이 알고 싶지는 않은데.. 알람 다 꺼놔야지' 앗! 혹시 옆에와 같은 일화 느끼신 적 있으신가요? 이런 경우에는 모든 알림을 끄는 것 보다 정말 중요한 알림 및 내가 속한 채널의 알림만 받아두는 것이 좋습니다. 업무 흐름을 파악하는데 있어 놓치는 부분이 있을 수 있기 때문인데요. 더 나아가서 퇴근 시간 이후에는 해당 알림을 꺼놓는 것도 한 가지 방법이겠네요.

5. 휴가 일정과 외근 등의 상태 설정을 자주 이용하기

내가 자리를 비웠을 때 동료들이 전화와서 '오늘 왜 출근 안했어! 휴가야?' 하고 물어보는 경우 있으시죠? 휴가 중 불가피한 경우 업무를 진행할 수 있지만그런 일들을 사전에 예방하기 위해! 메신저 내 휴가나 외근 상태를 설정, 또는 캘린더를 통해 나의 일정을 미리 등록해놓고 동료들이 캘린더나 메신저를 통해 나의 업무 상태를 알 수 있게 해주세요! 그렇게 하면 '오늘 휴가야?' 하는 전화도 받지 않을 수 있고 업무적인 연락도 최대한 받지 않을 수 있는 꿀팁일 수 있습니다.(물론 이건 상황에 따라 다를 것으로 생각 됩니다)

이렇게 일정을 미리 등록해놓으면 동료들이 업무 일정을 진행할 때 참고하여 더 효과적인 업무 진행이 가능해지겠죠? 더 똑똑한 협업을 할 수 있게 만드는 체크리스트 다섯 가지를 소개해드렸는데요. 어떠셨나요? 사실 이 부분은 추가하면 할 수록 늘어납니다. 다섯 가지 뿐 아니라 많은 세심한 부분들을 체크하며 업무를 진행할 때 업무가 더 편해지고 빠르게 진행 할 수 있기 때문입니다!

Written by @Hannah, Brand Marketer

Hannah는 브랜드 마케터이자 SaaS 칼럼니스트 입니다.
스토리텔링 및 전환을 위한 콘텐츠를 통해 잠재고객과 기업이 관심을 갖는 문제에 대해 통찰력 있게 알아봅니다.
항상 쉬운 문장으로 내용을 전달하는 것에 중점을 둡니다.